“É para ontem!”

Quem trabalha com serviços com certeza já passou por situações parecidas.

Planejamentos complexos, estimativas incorretas, falta de feedback, alterações… Sempre há um culpado quando o projeto extrapola o prazo.

Porém, existem estratégias muito simples para evitar que o cliente fique com uma ideia errada da sua marca.

Conheça seu ritmo

É fundamental saber a sua capacidade produtiva. Existem várias ferramentas de gestão de tarefas e projetos que podem te ajudar, como Microsoft Project, Todoist e Wunderlist.

Conhecer a sua rotina vai ser útil para estimar com mais precisão as horas gastas em cada tarefa e não estipular prazos impossíveis de serem cumpridos.

Negociar o prazo ou o escopo

É possível que um cliente subdimensione a complexidade do trabalho, ou superestime a sua capacidade de entrega. Em ambos os casos, a transparência e o diálogo são fundamentais.

Durante a negociação, você pode tentar esticar o prazo, dizendo que não é capaz de desenvolver um projeto com qualidade que ele merece em tão pouco tempo.

Ou tentar reduzir o escopo. Identifique a principal demanda do cliente e use a criatividade para propor uma solução simplificada, mas executável dentro do prazo.

Atrasos e alterações

E quando o cliente perde o prazo? Pode acontecer. Aquela informação que você precisa não chega ou ele pede alterações em etapas que já estavam aprovadas.

Nesse caso, não há muito a se fazer para evitar o atraso. A melhor saída é deixar registrado que alterações no escopo inicial ou demora no envio dos dados vão impactar no cronograma.

Seja transparente e, com muito tato e elegância, converse com os envolvidos sobre um novo prazo. Se não for possível, tente negociar o escopo. O importante é não deixar o cliente na mão.

Procure alternativas

Outra situação: prazo curto, projeto complexo, mas é o primeiro serviço com aquele prospect importante, sua grande chance de mostrar serviço.

Nesse caso, existem algumas alternativas: contratar freelancers, realocar membros da equipe ou negociar o prazo com os outros clientes.

Mas fique atento: todas essas soluções acima têm riscos! Você pode comprometer a qualidade final dos seus projetos, aumentar o custo, estressar sua equipe e até atrasar os prazos de outros projetos.

Diga não

Esta é uma decisão difícil, mas chega uma hora que não há opção. É melhor dizer “infelizmente não tenho como atendê-lo no momento” do que prometer algo que corre o risco de não cumprir.

Seja transparente e explique as razões pelas quais você não tem como atender aquele prazo, então prefere não pegar o projeto a faltar com sua palavra ou entregar algo com qualidade inferior.

E lembre-se de deixar as portas abertas para próximos projetos. Afinal, o importante é sua marca causar uma boa impressão. Sempre!

 

Créditos da imagem: Flickr/Rachel Pasch

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